Une fois que vous avez facturé une consultation et qu'un client vous a payé, vous devez enregistrer ce paiement dans Chouette et générer un reçu pour le client. Comme pour la facturation automatique, vos reçus seront générés automatiquement dès que vous enregistrez un paiement. Cet article passe en revue :
- Enregistrement précis d'un paiement
- Crédits de compte
- Attribution manuelle
- Fractionner le paiement pour les consultations de plusieurs participants
- L'annulation des reçus
- Personnalisation des reçus
Enregistrement précis d'un paiement
Une fois que vous avez créé une facture pour une consultation, vous êtes prêt à enregistrer le paiement. Il existe trois endroits pour enregistrer un paiement :
- Dans le calendrier.
- Depuis le compte client.
- À partir du flux de travail
Chacun d'entre eux mène à la même fenêtre : Consigner le paiement. Dans cette fenêtre, vous pouvez
- Spécifier la date du paiement.
- Saisir le montant du paiement.
- Sélectionner le mode de paiement à l'aide du menu déroulant
- Entrez un numéro de confirmation optionnel ou un message supplémentaire.
- Une fois tous ces champs remplis, cliquez sur le bouton vert Enregistrer le paiement.
- Cette opération génère automatiquement un reçu !
Le reçu apparaîtra dans une nouvelle fenêtre dès que vous aurez cliqué sur Consigner le paiement, et vous pourrez le fournir à vos clients comme vous le feriez pour une facture : en l'imprimant, en l'exportant au format PDF ou en l'envoyant par courriel directement à partir de Chouette.
Si vous enregistrez un paiement avant de créer une facture, Chouette ne saura pas à quelle consultation appliquer le paiement et créera donc un crédit de compte.
Crédits de compte
Les crédits de compte sont des paiements enregistrés dans Chouette sans facture. Ils peuvent être générés accidentellement, si vous enregistrez un paiement sans générer de facture au préalable. Ils peuvent également être générés intentionnellement, pour les clients qui préfèrent payer leurs consultations à l'avance !
Pour créer un crédit de compte, enregistrez le paiement comme d'habitude, mais pour un client qui n'a pas de facture. Le crédit de compte apparaîtra dans la barre supérieure de son compte client, sous l'onglet Solde.
Vous pouvez utiliser les crédits de compte comme méthode de paiement pour les consultations futures. Lorsqu'il y a un crédit de compte sur le compte d'un client, la fenêtre Enregistrer le paiement comporte une case à cocher Utiliser le crédit de compte. Cochez cette case pour utiliser le crédit de compte, et remplissez les champs Montant du paiement et Mode de paiement s'il reste un solde à payer.