Les rappels de rendez-vous sont des courriels ou des messages SMS qui sont envoyés à vos clients avant leurs sessions. Cette fonction est facultative et est désactivée par défaut lorsque vous ajoutez un nouveau client.
Si vous prévoyez d'utiliser les rappels de rendez-vous, il y a deux étapes à suivre pour les configurer correctement :
- Rédigez vos messages de rappel par défaut.
- Configurer le rappel préféré pour chaque client.
Rédiger les messages de rappel par défaut
Avant de commencer à configurer des rappels pour vos clients, vous devez personnaliser vos messages de rappel par défaut. Le même message sera envoyé à tous les destinataires. Vous pouvez construire ces messages à partir de texte simple et de macros disponible sur Chouette. Une macro est une variable qui est remplie avec les informations correctes lorsque le message est envoyé.
Voici les macros Chouette :
- _NOM-DE-LA-CLINIQUE_
- _ADRESSE_
- _LE-CODE-POSTAL_
- _VILLE_
- _PAYS_
- _NOM-DE-LA-LOCALISATION_
- _RÉGION_
- _E-MAIL-DU-THÉRAPEUTE_
- _NOM-DU-THÉRAPEUTE_
- _TÉLÉPHONE-DU-THÉRAPEUTE_
- _DATE-DE-FIN_
- _HEURE-DE-FIN_
- _DATE-DE-DÉBUT_
- _HEURE-DE-DÉBUT_
- _PRÉNOM-DU-CLIENT_
- _NOM-DU-CLIENT_
- _DURÉE_
- _NOM-DU-DESTINATAIRE_
- _NOM-DE-LA-SALLE_
- _NOM-DU-SERVICE_
- _FUSEAU-HORAIRE_
Pour créer vos messages de rappel par défaut :
- Allez dans Paramètres > Rappels.
- Assurez-vous d'être dans l'onglet Rappels.
- Pour les rappels par e-mail :
- Entrez un objet par défaut.
- Entrez votre message de rappel, puis copiez et collez les macros pour ajouter des variables.
- Les rappels par courriel sont limités à 65 535 caractères.
- Pour les rappels par SMS :
- Entrez votre message de rappel et copiez-collez les macros pour ajouter des variables.
- Le nombre de caractères est limité à 160.
- Cliquez sur Enregistrer pour mettre à jour vos modifications.
Configurer les rappels pour un client
Les rappels sont désactivés par défaut pour tous les clients. Cela vous permet de contrôler et de savoir exactement comment vous contactez chacun d'entre eux.
Pour activer les rappels de rendez-vous :
- Allez sur le Compte Client > Contact & Clinique > Détails du contact.
- Cliquez sur Modifier.
- Pour activer les rappels par e-mail :
- Entrez l'adresse électronique valide du client.
- Dans la zone Rappels, utilisez le menu déroulant Rappels par courriel pour définir le délai avant la session à laquelle vous souhaitez que le rappel soit envoyé.
- Pour définir des rappels par SMS :
- Entrez le numéro de téléphone du client.
- Cliquez sur la case des rappels par SMS à côté du numéro de téléphone auquel les rappels doivent être envoyés.
- Dans la zone Rappels, utilisez le menu déroulant Rappels par SMS pour définir le délai avant la session à laquelle vous souhaitez que le rappel soit envoyé.
- Cliquez sur le bouton vert Enregistrer.
Remarque : il n'existe pas de fonction permettant d'activer les rappels pour tous les clients. Vous devrez les activer pour chaque client, en fonction de ses préférences.
Utiliser les registres pour suivre les rappels
Si vous êtes curieux de savoir si les rappels de vos clients ont bien été envoyés, sachez que chaque client dispose de sa propre zone de registres ! Cette zone affiche tous les messages électroniques ou textuels que vous avez envoyés à vos clients, y compris les rappels ! Il suffit de cliquer sur Registres dans le compte client pour voir les confirmations de tous les messages.