Le tableau de bord - Gérer et analyser votre entreprise

En tant que propriétaire d'entreprise, vous savez à quel point les analyses sont importantes pour votre réussite. Pour gérer celles-ci, votre compte Chouette dispose d'un tableau de bord financier. Ce tableau de bord vous permet de contrôler vos revenus, vos consultations et bien plus encore ! Le tableau de bord se compose de quatre zones, chacune contenant des informations spécifiques.

• Sur douze mois - une vue d'ensemble de vos consultations et de la croissance de vos revenus.
• Statistiques de la pratique - une vue d'ensemble de vos consultations et de vos revenus.
• Statistiques cliniques - une vue d'ensemble des statistiques relatives à vos clients.
• Exporter les données - informations téléchargeables sur votre pratique.
  
  

Sur douze mois

Une pratique saine ne se résume pas à ses chiffres, mais il est important de comprendre ces chiffres pour suivre le succès de votre pratique. Dans la section Sur douze mois, vous trouverez vos consultations et vos revenus ventilés par mois et par année, ainsi qu'une comparaison entre les années au bas de l'écran.

Si vous utilisez Chouette depuis de nombreuses années, vous pouvez utiliser les options d'année en haut pour déterminer quelle(s) année(s) afficher. Vous pouvez également filtrer par lieu et par thérapeute (pour l'édition de groupe).

La zone Sur douze mois répertorie les consultations pour lesquelles les présences ont été marquées. Elle n'affiche pas les informations projetées, mais uniquement les informations enregistrées.

Édition de groupe - Veuillez noter que seulement le propriétaire de la pratique a accès à ces informations.

Statistiques relatives à la pratique

La page Statistiques de pratique contient des graphiques linéaires et des tableaux, dans une fourchette de dates que vous avez définie, qui mettent en évidence différents détails concernant votre cabinet dans son ensemble. Voici les détails disponibles :

• Revenus
• Consultations
• Revenus par consultation
• Rabais
• Paiements reçus
• Notes signées
• Services
• Types de services
• Frais par thérapeute
• Paiements par thérapeute
• Échelons de thérapeute
• Présence
• Mode de paiment
  
  

La section Statistiques de pratique comprend toutes les consultations programmées, contrairement à la section Sur douze mois qui ne comprend que les consultations marquées d'une présence.

En haut de cette page, vous avez également accès à différentes options de filtrage pour trouver des informations plus spécifiques. Vous pouvez notamment filtrer par lieu, par thérapeute (pour l'édition de groupe) et par plage de dates. En haut de la plupart des sections, vous pouvez également effectuer une recherche pour trouver des informations spécifiques, ou utiliser le bouton Exporter pour télécharger une copie sous forme de fichier CSV (compatible avec n'importe quel tableur).

Édition de groupe - Veuillez noter que seul le propriétaire de la Pratique a accès à ces informations.

Statistiques cliniques

La page Statistiques cliniques contient des graphiques et des tableaux dans une plages de dates que vous avez définie, mettant en évidence différents détails concernant les clients de votre cabinet. Voici les détails disponibles :

• Clients
• Données démographiques des clients
• Formulaires
• Mesures
• Étiquettes du client
• Médicaments
• Source de référence
• Tiers / Assurance
• Liste d'attente par ancienneté
• Liste d'attente par service
• Compagnies d'assurance

La zone Statistiques cliniques comprend tous les clients, pour autant que le champ correspondant soit rempli.

En haut de cette page, vous avez également accès à différentes options de filtrage pour trouver des informations plus spécifiques. Il s'agit notamment du filtrage par thérapeute (pour l'édition de groupe) et par plage de dates. En haut de la plupart des sections, vous pouvez également effectuer une recherche pour trouver des informations spécifiques, ou utiliser le bouton Exporter pour télécharger une copie sous forme de fichier CSV (compatible avec n'importe quel tableur).

Édition de groupe - Veuillez noter que seul le propriétaire de la Pratique a accès à ces informations.

Exportation de données

Les exportations de données sont les données brutes de votre compte Chouette. Vous pouvez les utiliser pour analyser le nombre d'heures que vous consacrez à une consultation, pour équilibrer les paiements à la fin de la journée, pour remplir vos impôts, et pour bien d'autres choses encore ! Chouette vous fournit huit variantes d'exportations :

• Exportation de session
  • Description détaillée des consultations créées dans la plage de dates.
• Exportation des paiements
  • Différent de l'exportation de reçus, bien qu'il contienne les mêmes informations. Cette exportation crée une liste de tous les paiements effectués pour une facture ou une consultation donnée, même si un client a payé en une seule fois, afin que vous sachiez exactement quel montant a été payé à quel endroit. Cette fonction est utile pour les pratiques de grande envergure, qui doivent équilibrer les paiements à la fin de chaque journée.
• Exportation des reçus
  • Crée un fichier contenant toutes les données relatives aux reçus (sous forme de feuille de calcul et non de factures au format PDF), afin que vous puissiez télécharger uniquement ces données si vous en avez besoin. Cette fonction est différente de l'exportation des paiements, car vous obtiendrez un total unique pour chaque reçu, quel que soit le nombre de factures concernées.
    *Note - Le statut VOID indique qu'un reçu a été supprimé ou annulé.
• Exportation de comptabilité
  • Fournit toutes les données financières dont vous (ou votre comptable !) aurez besoin pour clarifier vos comptes de fin d'année. Ce fichier est compatible avec les programmes de comptabilité tels que QuickBooks.
• Exportation de factures
  • Crée un fichier contenant toutes les données relatives aux factures (sous forme de feuille de calcul et non de factures au format PDF), afin que vous puissiez télécharger uniquement ces données si vous en avez besoin.
    *Note - Le statut VOID indique que la facture a été supprimée ou annulée.
• Exportation des paiements des thérapeutes
  • Ventilation détaillée des séances et des paiements, y compris les types de séances et de services, les détails de la consultation, y compris les présences, les détails de la facture et les détails du paiement. Les utilisateurs solos peuvent ignorer cette exportation.
• Exportation des remboursements
  • Résumé de toutes les transactions de remboursement qui ont été traitées. La colonne "date" de cet export fait référence à la date à laquelle le remboursement a été effectué, et non à la date de la transaction originale.
• Rapport sur les comptes créditeurs
  • Résumé de toutes les factures impayées et des créances irrécouvrables de votre Pratique. Vous avez la possibilité d'exporter un rapport A/R contenant toutes les factures impayées et les créances irrécouvrables de votre cabinet, ou vous pouvez choisir de les séparer en deux documents.
• Exportation des clients
  • Résumé détaillé de tous vos clients, y compris les informations de contact, le statut et les détails cliniques.
• Journal de vérification de l'utilisateur
  • Résumé de toutes les activités de l'utilisateur au sein du compte.

Toutes ces exportations (à l'exception de l'exportation des clients) vous permettent d'utiliser les codes et les identifiants des clients et ne contiennent aucune information permettant d'identifier les clients. Cela signifie que vous pouvez envoyer une exportation à votre comptable sans vous soucier des problèmes de confidentialité. Pour activer ou désactiver cette option, cochez la case Afficher les noms des clients en haut de la page.

Pour utiliser cette zone, définissez la plage de dates à l'aide du sélecteur de dates situé sous l'intitulé de l'exportation recherchée, puis cliquez sur le bouton orange Exporter. L'exportation sera enregistrée dans le dossier Téléchargements de votre ordinateur sous la forme d'un fichier CSV. Un fichier CSV est comparable à une feuille de calcul, mais en plus simple, et il fonctionne avec n'importe quel logiciel de feuille de calcul que vous pouvez utiliser.

Édition de groupe - Les exportations de données disponibles dépendent également de votre type d'utilisateur :

• Propriétaire du cabinet - Il voit toutes les informations du cabinet dans chaque exportation.
• Thérapeute - Ne voit que l'exportation des paiements du thérapeute, qui ne contient que ses propres informations.
• Office Admin - Affiche toutes les informations du cabinet dans chaque exportation.