Les factures sont des documents financiers utilisés pour justifier le solde dû par un client pour des services rendu. Les factures sont générées pour chaque élément facturable. Elles sont remises aux clients pour leur demander de payer vos services.
Les deux méthodes de facturation de Chouette
Il existe deux méthodes de facturation dans Chouette. Vous pouvez choisir une méthode de facturation préférée pour l'ensemble de votre clinique, ou l'attribuer à chaque client :
-
Facture automatique
-
Facture manuelle
Facture automatique
Il s'agit de la méthode de facturation par défaut lorsque vous créez un compte Chouette. La facturation automatique lie la génération d'une facture au marquage des présences. Lorsque la facturation automatique est activée et que vous marquez une présence pour une consultation, Chouette crée automatiquement la facture. Les factures ne sont jamais automatiquement envoyées par courriel ou livrées aux clients par Chouette. Comme les présences sont marquées consultation par consultation, la facturation automatique crée toujours une facture par consultation.
Facture manuelle
Cette méthode permet de personnaliser les factures en y incluant plusieurs consultations. Lorsque l'option Facturer manuellement est activée, le marquage des présences ne génère pas la facture. Au contraire, vous marquerez les présences consultation par consultation et, à la fin de la période de facturation, vous générerez manuellement une facture avec plusieurs consultation.
Au moment de choisir entre les deux modes de facturation, posez-vous la question :
- La majorité de mes clients paient-ils à la fin de leurs consultations ou au fur et à mesure ? (Facture automatique)
- La majorité de mes clients préfèrent-ils être facturés mensuellement ou trimestriellement ? (Facturation manuelle)
- La majorité de vos clients paient-ils à la fin de leurs consultations, mais quelques-uns préfèrent être facturés mensuellement ? (Facture automatique avec quelques clients définis comme facturés manuellement)
N'hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d'aide pour choisir la méthode de facturation qui vous convient le mieux.
Configuration de votre méthode de facturation préférée
Vous configurerez votre méthode de facturation pour l'ensemble de votre pratique sous
Paramètres > Détails de la pratique. Si vous prévoyez d'utiliser la facturation automatique, vous n'avez pas besoin de mettre à jour quoi que ce soit. Comme il s'agit de la méthode par défaut, tous les nouveaux comptes Chouette sont configurés avec la facturation automatique.
Si vous prévoyez d'utiliser la facturation manuelle, allez dans Paramètres > Détails de la pratique et réglez la zone "Documents financiers" comme "Non - Facturer manuellement".
Une fois que vous avez défini votre méthode de facturation préférée dans la section Détails de la pratique, tous les nouveaux clients seront facturés selon votre préférence.
Si vous avez choisi d'utiliser la facturation automatique pour votre pratique, mais que vous avez quelques clients que vous préférez facturer manuellement, vous pouvez le faire en ajustant leurs conditions de paiement :
- Allez dans le profil du client > Coordonnées et clinique > Détails du compte.
- Cliquez sur le bouton Modifier en bas à droite.
- Utilisez la liste déroulante Modalités de paiement pour sélectionner Facturation manuelle.
- Cliquez sur le bouton vert Enregistrer.
Une fois que vous l'aurez fait, ce client sera enregistré en tant que client facturé manuellement, ce qui signifie que vous devrez générer manuellement ses factures à partir de ce moment-là.
Veuillez consulter les articles suivants pour apprendre à générer des factures avec le paramètre Facturer manuellement, ou pour compléter le reste du processus de facturation :
- Création manuelle de factures
- Modification ou réparation des erreurs de facturation
- Fournir des documents financiers aux clients