Il y a deux raisons principales pour lesquelles vous pouvez rencontrer un problème de livraison d'un e-mail à un client dans Chouette - la première est que le client vous a fourni une adresse e-mail que les systèmes de vérification de Chouette ont jugée non livrable. Le second cas est celui où le domaine de messagerie utilisé par votre cabinet n'est pas totalement compatible avec le système de distribution de message du logiciel Chouette. Ce guide explique ci-dessous ce qu'il faut faire dans ces deux situations :
L'adresse électronique du client n'est pas acceptée / il est demandé d'entrer une autre adresse électronique du client
Une adresse électronique valide du client est nécessaire pour l'envoi sécurisé et fiable des courriels de rappel, des confirmations de rendez-vous, des factures, des reçus, des formulaires d'admission/de consentement et des résumés de compte à vos clients et à leurs contacts.
Dans le but de minimiser les échecs d'envoi de courriels à vos clients, Chouette dispose d'une fonction permettant de vérifier l'adresse électronique sur les serveurs de messagerie distants. Lorsqu'une adresse électronique est saisie dans le profil d'un client ou dans un document de facturation, Chouette vérifie instantanément que l'adresse électronique existe avant d'envoyer le courrier électronique.
Si l'adresse courriel n'existe pas, Courriel vous alertera avec une variante du message d'erreur rouge suivant :
Échec de l'envoi de courriel - Le courriel 'test@courriel.com' n'existe pas sous le domaine 'courriel.com', veuillez réessayer avec un autre courriel. Si vous pensez que cet courriel n'est pas valide, veuillez contacter le support.
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous avez reçu ce message :
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L'adresse électronique à laquelle vous avez tenté d'envoyer un document n'existe pas. Pour remédier à ce problème, veuillez contacter votre client (ou le destinataire du courriel) et lui demander de vérifier l'orthographe de l'adresse électronique.
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Le serveur de messagerie ne peut pas être contacté sur le domaine.
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Le domaine n'existe pas.
Et maintenant ?
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Vous pouvez vérifier l'adresse électronique sur ce site web, si vous continuez à recevoir le message d'erreur : https://tools.verifyemailaddress.io/
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Demander au client de fournir une adresse électronique secondaire.
Que se passe-t-il si les journaux des clients indiquent que l'e-mail a été envoyé, mais que mon client n'indique pas l'avoir reçu ?
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Veuillez demander à votre client de vérifier son adresse électronique auprès de vous et de la comparer à celle enregistrée dans son profil client Chouette.
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Demandez à vos clients de vérifier leur dossier Pourriel ou Spam/Junk. Dans de rares cas, les courriels de Chouette peuvent être filtrés par le serveur de messagerie du client.
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Il arrive que la boîte aux lettres du client soit pleine et n'accepte plus de courriels. Vérifiez auprès de vos clients si c'est le cas.
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N'hésitez pas à contacter notre équipe d'assistance et nous vous aiderons.
Les courriels de la pratique vont dans les dossiers indésirables des clients/les réponses des clients à mes courriels n'apparaissent pas dans ma boîte de réception.
Afin d'aider les cabinets à envoyer facilement des courriels par l'intermédiaire de Chouette Pratique, le système de messagerie de Chouette fonctionne en envoyant des courriels au nom de votre cabinet. L'adresse électronique que vous entrez dans le champ courriel du cabinet
dans Paramètres > Détails de la pratique est l'adresse électronique à partir de laquelle les courriels adressés aux clients semblent être envoyés. Nous utilisons ce système car il signifie que, du point de vue du client, ces courriels proviennent uniquement du domaine de l'adresse électronique de votre cabinet et, surtout, que si le client répond à ces courriels, ses réponses seront envoyées à la boîte de réception de l'adresse électronique de votre cabinet.
Si vous constatez que les courriels que vous envoyez à partir de Chouette sont filtrés dans les dossiers spam de vos clients, que les clients signalent que les courriels de votre cabinet proviennent de l'adresse électronique noreply@owlpractice.ca, ou que les réponses des clients à vos courriels n'arrivent pas dans votre boîte de réception, la cause la plus probable de ce problème est le domaine de l'adresse électronique de votre cabinet. Certains domaines de messagerie ne permettent pas l'envoi de courriels en leur nom, ce qui signifie que nous ne pouvons pas envoyer d'e-mails aux clients de la même manière si vous utilisez un courriel de ce domaine comme courriel de votre cabinet.
Si le courriel votre pratique est configurée sous l'un de ces domaines, vous pouvez être concerné par ce problème :
"gmail.com"
"hushmail.com",
"icloud.com",
"me.com",
"yahoo.ca",
"yahoo.com",
"ymail.com",
"aol.com",
"protonmail.com
Ces domaines n'autorisent pas l'envoi de courriels en leur nom. Cela signifie que si vous définissez un courriel de ce domaine comme courriel de la pratique, nous ne pouvons pas envoyer aux clients des courriels qui semblent avoir été envoyés uniquement par l'intermédiaire de ces adresses de courriel. Au lieu de cela, ils sont envoyés par l'adresse électronique "noreply@owlpractice.ca", mais avec un en-tête `Reply-To:` correspondant au courriel de votre cabinet.
La plupart des clients de messagerie honorent cet en-tête `Reply-To:` si le client répond au courriel - cependant, certains ne le font pas, et nous ne pouvons rien faire pour changer cela. Par conséquent, pour éviter que les réponses des clients à vos courriels ne soient perdues, nous vous suggérons de configurer l'adresse électronique de votre cabinet pour qu'elle n'appartienne pas à l'un des domaines susmentionnés ou d'informer vos clients que les réponses doivent être envoyées à l'adresse électronique de votre cabinet et non à l'adresse noreply@owlpractice.ca. C'est également ce que nous vous suggérons si vous constatez que vos clients signalent que les courriels de votre cabinet sont filtrés dans leurs dossiers de courrier indésirable. Bien que nous prenions toutes les mesures possibles pour réduire le risque que les courriels de votre cabinet soient filtrés dans des dossiers de spam, cela peut être la cause des courriels envoyés à l'aide
de l'adresse noreply@owlpractice.ca.
Si vous utilisez un domaine de messagerie qui ne figure pas dans la liste ci-dessus, mais que vous rencontrez des problèmes similaires à ceux mentionnés ici, veuillez nous contacter à l'adresse support@owlpractice.ca et nous pourrons vous aider davantage !