Documents du client
Vous pouvez à tout moment télécharger des documents ou des fichiers dans le profil d'un client en ouvrant son profil et en cliquant sur l'option Documents dans la barre latérale. Tous les types de documents peuvent être téléchargés ici, y compris Word, Excel, PDF, PPT, Images : PNG et JPEG, les vidéos, les GIF.
Télécharger un document
Pour télécharger un document dans le profil d'un client :
Allez dans le compte client > Documents. Vous pouvez soit glisser-déposer dans la zone Documents, soit cliquer sur Télécharger un fichier pour trouver le document que vous voulez inclure.
Renommer un document
Si vous avez besoin de renommer un document une fois que vous l'avez téléchargé dans Chouette:
- Cliquez sur la case à cocher à côté du fichier que vous souhaitez renommer.
- Dans la barre d'édition verte, appuyez sur Modifier.
- Mettez à jour le nom du fichier.
- Appuyez sur le bouton vert Enregistrer.
Télécharger ou visualiser un document
Les fichiers images (PDF, JPEG et PNG) peuvent être visualisés en cliquant sur l'icône de l'œil. Tous les autres fichiers doivent être téléchargés pour être visualisés.
Pour télécharger un document :
- Cochez la case située à côté du fichier que vous souhaitez télécharger.
- Dans la barre d'édition verte, appuyez sur Télécharger.
- Vous trouverez alors le fichier dans le dossier Téléchargements de votre ordinateur.
Les documents peuvent être de n'importe quel type, mais vous ne pourrez visualiser que les fichiers PDF, JPEG et PNG dans Chouette. Vous pouvez cependant utiliser Chouette pour stocker tous les autres fichiers !
Dossiers de documents clients
Pour vous aider à mieux organiser les documentations de vos clients, vous pouvez créer des dossiers dans la section Documents de chaque profil de client. Les dossiers de documents que vous créez sont spécifiques à chaque client, ce qui vous permet d'organiser leurs fichiers de la manière qui convient le mieux à leur profil.
Si vous ouvrez le profil d'un client pour lequel vous n'avez pas encore téléchargé de documents, vous verrez cet écran :
Si vous avez déjà téléchargé des documents dans le profil du client, vous verrez tous ces fichiers listés ici, mais pas encore regroupés dans des dossiers :
Vous pouvez continuer à télécharger des fichiers ou des documents dans le profil du client, en les enregistrant au niveau supérieur de la section Documents, ou vous pouvez créer des dossiers pour organiser les fichiers que vous avez téléchargés précédemment.
En cliquant sur le bouton Nouveau dossier, vous serez invité à saisir un nom pour le dossier :
Cliquez sur le bouton Enregistrer le dossier pour ajouter le dossier. Vous pouvez ajouter autant de dossiers que nécessaire pour organiser la documentation d'un client.
Les dossiers et les documents ont des icônes différentes pour vous aider à les différencier facilement lorsque vous naviguez dans cette zone du profil du client :
Si un dossier ne contient pas encore de documents, il apparaîtra en blanc dans la liste. Si un dossier contient des documents, il apparaît en bleu dans la liste. Lorsqu'un dossier est bleu, cela signifie qu'il est fermé et que vous pouvez cliquer dessus pour l'ouvrir et voir tous les dossiers et documents qu'il contient. Vous pouvez également cliquer sur les sous-dossiers pour en visualiser le contenu. Lorsqu'un dossier est blanc, cela signifie que vous l'avez ouvert et que vous visualisez tout son contenu.
Vous pouvez cliquer sur un dossier pour l'ouvrir et voir les fichiers qu'il contient.
De nouveaux dossiers et sous-dossiers peuvent être ajoutés dans les dossiers principaux pour permettre une structuration personnalisée des documents du client en fonction de ses besoins.
Vous pouvez modifier l'emplacement d'un dossier ou d'un sous-dossier en cliquant dessus et en le déplaçant au-dessus du dossier de votre choix. Vous verrez les dossiers se modifier en fonction de vos actions. Vous pouvez réorganiser les dossiers comment vous voulez afin de créer la structure organisationnelle que vous souhaitez pour chaque profil de client.
Vous pouvez également déplacer les fichiers stockés dans chaque dossier en cliquant dessus et en faisant glisser votre souris pour déplacer l'élément à l'endroit souhaité.
Lorsque vous êtes dans la section Documents d'un profil de client, vous pouvez cliquer sur l'icône de point vertical à côté de n'importe quel dossier ou document que vous voyez pour ouvrir un menu d'actions qui peuvent être effectuées. Les options disponibles sont différentes pour les dossiers et les documents.
Les actions sur les dossiers sont les suivantes
- Renommer - vous pouvez changer le nom du dossier.
- Supprimer - vous pouvez supprimer entièrement ce dossier s'il n'est plus nécessaire.
Remarque : tous les dossiers que vous créez peuvent être renommés ou supprimés si nécessaire. Si vous supprimez un dossier, tous les éléments qui s'y trouvent seront également supprimés.
Les actions sur les documents sont les suivantes :
- Afficher - cette option ne s'applique qu'aux fichiers images et vous permet de modifier l'image en la faisant pivoter pour l'orienter correctement.
- Renommer - vous pouvez modifier le nom du fichier.
- Imprimer - ouvre le fichier dans un nouvel onglet pour qu'il puisse être imprimé.
- Télécharger - permet de télécharger le fichier directement sur votre appareil.
- Verrouiller - verrouille le document afin qu'il ne puisse pas être supprimé.
- Supprimer - supprime définitivement le fichier de la liste.
Remarque : si vous utilisez la fonction d'accueil et de formulaires de consentement en ligne de Chouette, les formulaires que vous avez envoyés à un client apparaîtront toujours dans la section Documents de son profil, mais ils ne seront pas automatiquement classés dans les dossiers que vous avez créés. Tous les formulaires envoyés, en cours de traitement ou complétés par le client seront affichés dans la section Documents, au-dessus des dossiers. Vous pouvez déplacer les formulaires dans les dossiers quand vous le souhaitez, de la même manière que vous le feriez pour des fichiers téléchargés, mais il est important de garder à l'esprit que les nouveaux formulaires seront toujours affichés initialement au niveau supérieur de la section Documents et devront être classés par la suite si vous le souhaitez.