Chouette dispose d'une fonction spécialement conçue pour les clients qui font de la thérapie de couple et de famille. Elle s'appelle Comptes liés et vous permet de relier deux ou plusieurs profils de clients entre eux. Les comptes liés vous permettent, en tant que thérapeute, d'avoir un historique clinique complet de vos clients dans leur dossier individuel, qu'ils soient venus en tant que famille, couple ou autre, tout en profitant de la commodité de réserver des consultations et d'enregistrer des informations financières pour plusieurs clients à la fois, lorsque vous le souhaitez. Pour les mettre en place :
- Créez un compte client unique pour chaque membre de la famille.
- Ensuite, allez dans l'un des Comptes Clients > Contact et clinique > Cercle de soins.
- Cliquez sur Ajouter un compte lié.
- Recherchez et sélectionnez le nom d'un client (celui que vous essayez de lier).
- Vous avez également la possibilité d'indiquer cette personne comme contact d'urgence, de la désigner comme destinataire de la facture (à faire figurer sur les factures et les reçus) et de lui fixer des rappels de rendez-vous.
- N'oubliez pas d'appuyez sur le bouton vert Enregistrer pour sauvegarder votre travail.
Programmation de consultations pour les comptes liés
Une fois que vous avez lié vos comptes, vous pouvez programmer des consultations en famille ou en couple (pour les services décrits comme des types "Famille" ou "Couple" dans votre grille tarifaire), et vous verrez que Chouette inclut automatiquement une liste de participants suggérés en fonction du type de séance.
Par exemple, si vous configurez une consultation Famille pour Megan, Chouette offrira d'inclure Daniel, Luke et Violet comme participants. Vous pouvez toujours retirer une personne de la consultations en cliquant sur le "x" à côté de son nom dans la fenêtre Modifier la session. Par ailleurs, une session Couples n'affichera que les partenaires Daniel et Megan, car les enfants ne sont pas impliqués.
Les consultations auxquelles participent plusieurs personnes apparaissent également différemment sur les factures, les reçus, les résumés de compte et les notes. Pour les consultations à plusieurs participants, vous verrez que l'état de présence "Présent" est remplacé par une liste des personnes qui ont participé à la session. Les absences et les annulations seront toujours affichées comme auparavant. Lors de la création d'une note, vous verrez une liste des participants à la consultation, qui sera également affichée sur les notes imprimées et PDF.
Étant donné que ces consultations s'appliquent à plusieurs personnes (tous les participants à une consultation), la consultation et la note correspondant à cette consultation apparaîtront dans l'onglet Consultations et notes de chaque participant. Du point de vue de la facturation, cependant, le montant facturé n'apparaît que dans le profil du client principal (le "client" tel qu'il est décrit dans la fenêtre Modifier la consultation lorsque la session a été configurée).
Remarque : si le client que vous essayez de lier n'apparaît pas lorsque vous le recherchez dans la fenêtre Ajouter un compte lié, cela signifie que ce client est déjà lié à un autre cercle de soins, étant donné qu'un client ne peut appartenir qu'à un seul cercle de soins à la fois. Dans ce cas, vous devrez relier à nouveau tous les membres du cercle de soins d'un client. Pour ce faire, allez dans Clients > Comptes liés et supprimez le cercle de suivi existant. À partir de là, accédez au profil d'un client, puis reliez toutes les personnes de toutes les associations dans un même cercle de soins. Lors de la réservation, vous n'ajouterez que les membres appropriés à des fins de facturation et de programmation des consultation.