Le Cercle de soins est un système dynamique de stockage des contacts qui vous permet de créer et de conserver des enregistrements précis de tous les contacts de chacun de vos clients. Chaque client dispose de son propre cercle de soins, constitué de contacts importants et de comptes liés. Ce guide vous aidera à mettre en place vos cercles de soins et à les personnaliser pour chaque client. Cercle de soins vous permet de stocker deux types de contacts : Les comptes liés et les contacts alternatifs. Avant de les configurer, il est important de comprendre la différence entre les deux.
- Les contacts alternatifs sont des contacts qui ne sont pas des clients eux-mêmes, ou qui sont des clients mais qui ne seront pas ajoutés en tant que compte lié à ce client particulier. Il s'agit notamment des parents, des tuteurs, des enseignants, des avocats, des travailleurs sociaux, des médecins, des infirmières et de tout autre contact important pour la santé de votre client.
- Les comptes liés sont des contacts qui sont également vos clients. Vous pouvez voir ces clients individuellement, mais l'utilisation des comptes liés vous permet de décrire la relation exacte avec votre client et de tenir des dossiers précis pour les consultations de thérapie de couple, de famille et de groupe.
Mise en place d'un cercle de soins
Le cercle de soins est le troisième onglet sous Contact et clinique dans le compte client.
Avant que vous n'entriez des informations de contact, le cercle de soins de votre client indiquera "Ce client n'a pas d'autres contacts, utilisez le bouton Modifier à droite pour commencer".
Il y a deux boutons en bas :
Cliquez sur Ajouter des coordonnées pour ajouter un contact alternatif, et remplissez tous les détails pertinents.
- Prénom, deuxième prénom, nom de famille
- Lien de parenté
- Date de naissance
- Numéros de téléphone (l'ajout d'un numéro de téléphone vous permettra de sélectionner également un numéro de téléphone principal et de configurer des rappels par SMS pour les futurs rendez-vous du client, qui seront envoyés au numéro de téléphone principal).
- Adresse électronique
- Notifications par SMS (les notifications par SMS peuvent être réglées entre 2 et 72 heures).
- Notifications par courriel (les notifications par courriel peuvent également être réglées entre 2 et 72 heures).
- Contact en cas d'urgence
- Adresse
Vous devrez
- Rechercher et sélectionner le nom du client à relier.
- Spécifier la relation avec ce client.
- Numéros de téléphone (l'ajout d'un numéro de téléphone vous permettra également de sélectionner un numéro de téléphone principal et de marquer le numéro qui recevra les rappels par SMS).
- Adresse électronique (les notifications par courrier électronique peuvent être réglées entre 2 et 72 heures).
Une fois que vous avez ajouté tous les contacts alternatifs et les clients liés, votre cercle de soins est prêt à être utilisé. Appuyez sur le bouton vert Enregistrer pour vous assurer de ne pas perdre votre travail.
Rappels de rendez-vous aux comptes liés et aux contacts alternatifs
Lorsque vous entrez dans votre cercle de soins, vous pouvez configurer des rappels de rendez-vous qui seront envoyés à des membres spécifiques du réseau de votre client. Cette fonction est particulièrement utile pour les mineurs et les clients dont le contact est responsable de leur présence.
Une fois que vous avez configuré les rappels pour les contacts de votre client qui font partie du cercle de soins, ils recevront les rappels de consultations dans le même format que vos clients. Notez que cette option est désactivée par défaut, car nous voulons nous assurer que vous contrôlez la façon dont vous contactez vos clients.
Si vous configurez un rappel pour un contact alternatif ou un compte lié, sachez que ces contacts recevront un rappel pour chaque consultations à laquelle ce client doit assister, et pas seulement pour les consultations partagées.