Il existe deux méthodes pour accorder aux clients l'accès à la réservation en ligne :
-
Le thérapeute fournit les coordonnées.
-
Inscription par le client
Si vous utilisez la réservation en ligne pour les clients existants uniquement, vous utiliserez la méthode le thérapeute fournit les coordonnées.
Si vous prévoyez d'utiliser la réservation en ligne avec des nouveaux clients, vous utiliserez la méthode d'inscription par le client.
Les deux méthodes requièrent du temps administratif de la part du thérapeute pour lier les clients de votre liste de clients Chouette à votre liste de clients de la réservation en ligne. Ce processus ne doit être effectué que lors de l'ajout de nouveaux clients à la réservation en ligne.
Le thérapeute fournit les coordonnées.
Cette méthode permet au thérapeute de configurer l'accès pour ses clients :
- Allez dans la fiche client > Coordonnées et clinique > Détails du compte > Modifier.
- Sous Paramètres du portail de la clientèle, saisissez l'adresse courriel du client.
- Définir un mot de passe pour le client.
- Cliquez sur le bouton vert Enregistrer.
Vous pouvez maintenant fournir à votre client les informations suivantes :
- L'adresse électronique que vous venez de saisir et leur mot de passe.
- L'URL de votre réservation en ligne.
- Des instructions leur indiquant qu'ils peuvent mettre à jour leur mot de passe en cliquant sur le bouton "Mot de passe oublié" de l'écran principal de connexion.
Vos clients pourront alors se connecter à l'aide de leurs identifiants et commencer à programmer des sessions.
Inscription par le client
Si vous utilisez la réservation en ligne pour de nouveaux clients, ceux-ci créeront leur propre compte en visitant l'URL de la réservation en ligne sur votre site web.
Pour réserver une session, ils doivent
- Créer un compte
- Valider leur adresse courriel
Pour créer le compte, le client clique sur Créer un compte. Une fois le compte créé, il devra valider son courriel. Il s'agit d'un simple courriel envoyé dans sa boîte de réception avec un lien vers l'écran de vérification. Jusqu'à ce moment, le client ne pourra réserver qu'une seule session.
Si vos clients ne parviennent pas à trouver leur courriel de vérification, vous pouvez le faire pour eux dans Clients > Clients potentiels.
Une fois que votre client a créé un compte, vous devez l'associer à un profile client (instructions ci-dessous) pour le lier à votre liste de clients Chouette. L'étape "associé" permet d'ajouter le client de la réservation en ligne en tant que client de Chouette.
Ajouter le client à votre liste de clients de Chouette
Lorsqu'un client crée un compte à l'aide de la réservation en ligne, vous devez l'ajouter en tant que client Chouette. Chouette enverra un courriel à votre courriel de thérapeute (Paramètres > Profil du thérapeute) pour vous aviser qu'un client a réservé une nouvelle session.
Pour ajouter un client de la réservation en ligne à votre liste de clients de Chouette :
- Débutez dans Tous les clients > Clients potentiels.
- Cliquez sur la case à cocher à côté du client que vous ajoutez, ce qui ouvrira la barre d'édition verte.
- Il existe deux options pour ajouter le client :
- Créer un client : Pour les nouveaux clients, cette option ouvre la fenêtre Ajouter un client. Plusieurs champs se rempliront automatiquement à partir des informations saisies par le client.
- Associer : Si le client existe déjà dans votre liste de clients Chouette, les options d'association vous permettront de lier le client de la réservation en ligne à un client Chouette. Recherchez le nom du client et sélectionnez Associé.
Une fois associés, les clients pourront désormais réserver autant de consultations qu'ils le souhaitent (dans la limite de votre plafond de consultations), et verront la liste de services disponibles sous "Client existant". Ils pourront également consulter leurs informations en cliquant sur Mon compte. Cela permet d'afficher des informations biographiques de base, un historique complet des consultations et un rappel de leur prochaine consultation.
Si un client n'est pas en mesure de vérifier son adresse électronique, il peut renvoyer la vérification à partir de la page Compte du portail. Si vous préférez, vous pouvez cliquer sur Vérifier à partir de la liste de tous les clients pour sauter cette étape.
Visualisation des consultations des clients sur votre calendrier Chouette
Lorsqu'un client réserve une consultation en ligne, cette consultation s'affichera automatiquement dans votre calendrier Chouette.
Lorsqu'un nouveau client a réservé une consultation, celle-ci apparaitra dans votre calendrier sous la forme d'une entrée rouge marquée Non vérifiée. Une fois vérifiée, la consultation restera rouge, mais l'étiquette deviendra Non associée. Non associé signifie que le client a vérifié son courriel, mais que vous n'avez pas connecté son compte portail à un client dans Chouette.
Une session vérifiée et associée apparaîtra comme n'importe quelle autre session, mais la bannière en haut du bloc de session indiquera "Du portail".